В Ульяновской области реализуется проект по созданию единой для органов исполнительной власти системы электронного документооборота

За последние 3 года в Администрации Губернатора и аппарате Правительства Ульяновской области была проведена значительная работа по совершенствованию IT-инфраструктуры. На начало 2007 года у каждого сотрудника уже было автоматизированное рабочее место, подключенное к локальной сети с возможностью доступа к внутренним информационным ресурсам, электронной почте и Интернету, для подразделений, регистрирующих документы, были разработаны соответствующие базы данных, которые накапливали информацию о реквизитах документов. Однако ощущалась острая необходимость в средствах коллективной работы с электронными документами, в системе, способной обеспечить возможность доступа сотрудников к оперативной, актуальной и достоверной информацией в любой момент времени для принятия ими управленческих решений, а также прозрачность документооборота в масштабе всех удаленных подразделений, подведомственных Правительству области.

Исходя из этого специалисты протестировали несколько систем электронного документооборота, включая CompanyMedia, созданную на программной платформе Lotus Domino/Notes. В пользу последней и был сделан выбор, обусловленный тем, что система отличается богатым функционалом, модульностью, гибким управлением доступом к документам в зависимости от должностных обязанностей пользователя, поддерживает одновременную работу нескольких тысяч пользователей и имеет возможность работы в организации, имеющей разветвленную сеть подразделений, а также обладает открытой архитектурой и может быть доработана в соответствии с требованиями пользователей. Наконец, одним из немаловажных факторов стал богатый опыт эксплуатации системы различными органами власти России и стран СНГ.

В марте 2007 года распоряжением Губернатора Ульяновской области «О внедрении системы электронного документооборота в Администрации Губернатора и аппарате Правительства Ульяновской области» была утверждена система CompanyMedia, сформирована рабочая группа по ее внедрению и определен план проведения работ.

В целях экономии бюджетных средств управление информсистем и защиты информации Администрации Губернатора Ульяновской области взяло на себя все работы по внедрению системы. Для этого два сотрудника данного подразделения прошли в авторизованном учебном центре компании-разработчика (ЗАО «Компания «ИнтерТраст») обучение работе с платформой Lotus Domino/Notes и системой CompanyMedia, что обеспечило им возможность самостоятельно внедрить и в дальнейшем сопровождать систему.

Исходя из потребностей Администрации Губернатора и аппарата Правительства Ульяновской области были закуплены следующие объединенные в единую систему модули: «CompanyMedia-Делопроизводство» (автоматизирующий документооборот, связанный с обработкой корреспонденции, внутренних и организационно-распорядительных документов, подлежащих регистрации), «CompanyMedia-Обращения граждан» (предназначенный для работы с обращениями физических лиц в организацию), «CompanyMedia-Управление персоналом» (автоматизирующий кадровое делопроизводство, а также призванный наладить контроль движения сотрудников по иерархической структуре организации, начиная от приема на работу и заканчивая увольнением).

Первым этапом реализации проекта стала автоматизация ведения делопроизводства и работы с обращениями граждан в Администрации Губернатора Ульяновской области. За три месяца был проведен весь цикл работ: подготовка технического задания, доработка системы, разработка бланков и статистических отчётов, обучение персонала и опытная эксплуатация. Еще два месяца потребовалось на формирование электронного архива нормативных актов Губернатора и на автоматизацию контроля исполнительской дисциплины.

Уже сегодня к системе подключены все ключевые подразделения Администрации Губернатора и Правительства Ульяновской области. Сотрудники имеют возможность коллективной работы с электронными документами на всех этапах (создание, согласование, регистрация, контроль исполнения и пр.), полностью автоматизирован весь цикл работы с поручениями Губернатора.

Осознавая, что эксплуатация системы будет более эффективной в случае дальнейшего ее масштабирования, руководство приняло решение о покупке дополнительных лицензий, в результате чего к концу 2007 года система станет доступна всем сотрудникам областной администрации. А с начала следующего года планируется подключение к сквозному документообороту удаленных подразделений и органов исполнительной власти, подведомственных Правительству области. Также разработан план установки модулей системы в органах местного самоуправления Ульяновской области. Для внедрения электронного документооборота в удалённых подразделениях и их дальнейшего сопровождения определён партнёр компании-разработчика системы в г. Ульяновске – ОГУ «Электронный Ульяновск».

Кроме того, рассматривается приобретение и других функциональных модулей CompanyMedia: «CompanyMedia-Договоры» (автоматизирующего весь цикл работы с договорами: от их создания до архивирования), «CompanyMedia-Заседания» (предназначенного для информационной поддержки проведения заседаний и совещаний коллегиальных органов управления), «CompanyMedia-Клиенты и контакты» (позволяющего хранить в упорядоченном виде и использовать информацию обо всех предприятиях и организациях, с которыми когда-либо работала организация, а также взаимодействовать с ними), «CompanyMedia-HelpDesk» (автоматизирующего взаимодействие пользователя с отделом технической поддержки), «CompanyMedia-Факс» (предназначенного для обработки входящих и исходящих через факс-сервер документов), «CompanyMedia-Workflow» (автоматизирующего сложные маршруты движения документов), «CompanyMedia-Планирование» (реализующего возможность спланировать выполнение работ и контролировать все пункты плана).

Единая система электронного документооборота позволит повысить оперативность работы и эффективность деятельности органов государственной власти и местного самоуправления Ульяновской области.

ЗАО «Компания «ИнтерТраст» входит в пятерку лидеров российского рынка систем электронного документооборота. Она предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области документационного обеспечения управления, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с ним. Промышленные решения компании CompanyMedia и OfficeMedia являются одними из наиболее популярных на рынке как по категории решений для организаций крупного и среднего бизнеса, так и для предприятий малого бизнеса.