ГК «Пеноплэкс», основанная в 1998 г., сегодня – один из лидеров на российском рынке теплоизоляционных материалов. Под управлением ООО «Управляющая компания «ПЕНОПЛЭКС Холдинг» в настоящее время объединены производственные компании, расположенные в гг. Кириши Ленинградской области, Перми, Новосибирске, Таганроге. Кроме того, «Пеноплэкс Холдинг» имеет широкую дистрибьюторскую сеть в более 30 регионах страны, которая постоянно развивается. Эти качественные изменения развития бизнеса обусловили необходимость разработки и применения единой методологии бюджетирования на предприятиях холдинга.
Подрядчиком проекта была выбрана компания «Форус Консалт». Менеджмент УК «Пеноплэкс Холдинг» принял во внимание большой опыт компании в проведении подобных проектов на крупнейших российских предприятиях, таких как ОАО «РУСИА Петролеум», ОАО «Кузбассуголь», АК «Алроса» и других.
Главной целью проекта стало создание единой автоматизированной системы планирования деятельности предприятий холдинга и построение на ее основе эффективной системы управления издержками.
Для выполнения проекта была сформирована проектная команда, состоящая из специалистов компании-Заказчика и консультантов фирмы-Исполнителя. Стоит отметить, что предложенная Исполнителем технология и эффективное участие в проекте специалистов Заказчика позволили выполнить столь масштабный проект в достаточно короткие сроки при относительно низкой стоимости проектных работ.
Проект был разбит на два логических этапа. На первом этапе была разработана модель экономического планирования и документация, регламентирующая процесс бюджетирования (Положение о бюджетировании). На втором этапе созданная консультантами модель была автоматизирована на базе программной платформы Extensity PM (Comshare MPC).
Ход проекта, предпосылки к его началу и результаты комментирует ведущий специалист отдела бюджетного планирования компании «Пеноплэкс Холдинг» Кириллов Артем:
«Процесс постановки системы бюджетного управления в компании «Пеноплэкс Холдинг» был осуществлен в период с декабря 2005 г. по декабрь 2006 г. Под бюджетированием руководством предприятия понималась система сбалансированных бюджетов и показателей, позволяющих осуществлять планирование деятельности, ее анализ и контроль. Изначально целью бюджетирования было повышение управляемости бизнеса предприятия. Перед бюджетированием были поставлены следующие задачи:
• создание системы стратегических и оперативных планов предприятия;
• мониторинг и анализ финансового состояния;
• эффективное использование ресурсов и их контроль;
• повышение ликвидности предприятия.
Кроме того, перед руководством, как и на многих других предприятиях, всегда стоял вопрос планирования и контроля движения денежных средств. В результате сезонных колебаний объемов реализации теплоизоляционных материалов и, как следствие, объемов денежных поступлений у предприятия периодически возникают трудности по своевременным расчетам с поставщиками, снижаются темпы строительных работ, направленных на расширение производства. Для решения этих проблем предприятие вынуждено брать банковские кредиты и платить достаточно высокие проценты.
Таким образом, объективно назрела необходимость внедрения новой системы финансового планирования с использованием метода бюджетного управления.
При разработке плана внедрения учитывалась специфика производства, а также сложная организационная система взаимоотношений внутри компании (наличие производственных, сбытовых и сервисных структур).
Ввиду специфичности деятельности и сложной организационной структуры компании система бюджетирования для Холдинга имеет ряд индивидуальных особенностей. Это касается видов бюджетов и финансовых показателей, а именно: для каждого вида деятельности необходимо разрабатывать бюджеты, контролируемые финансовые и нефинансовые показатели.
Для наглядного знакомства с работоспособностью системы и обучения конечных пользователей проводилась серия семинаров по вопросам построения системы бюджетирования на предприятии и практике планирования и контроля.
В силу того, что система бюджетирования Extensity PM хорошо совместима с «1С» и очень похожа на MS Excel, трудностей с обучением в программе у пользователей не возникало, все вопросы решались в рабочем порядке.
Важный фактор успеха бюджетирования – ясность целей внедрения системы. Зачастую это делается исключительно ради моды, руководство не задумывается, какие бизнес-задачи должны быть при этом решены.
Необходимо отметить, что при постановке бюджетирования в компании «Пеноплэкс Холдинг» цель ставилась конкретно: повышение управляемости бизнеса через систему сбалансированных бюджетных показателей, позволяющих осуществлять планирование, контроль и анализ своей деятельности.
Расчетный срок окупаемости финансовых инвестиций на создание автоматизированной системы бюджетирования составил 13 месяцев. Это довольно большой срок, однако руководство предприятия убеждено, что без внедрения современных технологий управления предприятию будет сложно конкурировать на динамично развивающемся рынке теплоизоляционных материалов. Именно поэтому совершенствование системы управления входит в число наиболее приоритетных стратегических задач развития предприятия.
В качестве первых результатов бюджетирования можно отметить следующее:
1) появилась реальная возможность расчета многовариантных планов без привлечения дополнительных ресурсов;
2) проведение ежемесячного план-фактного анализа сократилось до 4-х дней после закрытия баланса бухгалтерией;
З) экономия рабочего времени при повседневной работе пользователей по сравнению с прежней системой планирования;
4) появилась возможность мониторинга и оперативного управления затратами;
5) повысилась надежность и достоверность получения отчетной информации и, как следствие, улучшилась экономическая обоснованность принимаемых решений;
6) повысились профессиональные навыки персонала в области управления финансов».
Сотрудничество в рамках проекта компании «Форус Консалт» и «Пеноплэкс» считают успешным, а в связи с расширением компании «Пеноплэкс» (появление новых региональных производств) стороны планируют его продолжение.