При помощи ЭОС. Электронный документооборот пришел в МАИ

Московский авиационный институт был создан в 1930 году. В настоящее время здесь проходят обучение более 16 тыс. студентов. Институт предлагает обучение по 38 специальностям. В аспирантуре готовят кандидатов наук по 54 специальностям физико-математических, химических и технических наук, а также по 6 специальностям исторических, экономических, философских и политических наук. В докторантуре представлены более 10 научных направлений по проблемам механики, машиностроения и процессов управления. Кроме того, имеются советы по защите кандидатских и докторских диссертаций. Ученые технического университета МАИ ведут исследования по 29 научным направлениям.

В декабре 2007 года в рамках проектов по созданию современной автоматизированной системы вуза и системы менеджмента качества (СМК) Московский авиационный институт приобрел систему eDocLib компании ЭОС.

«Задачи выбора ПО и его закупки решались с использованием механизма тендеров. Критерием выбора ПО была минимальная цена за необходимый функционал, причем в этом плане компромиссы не допускались. Основными требованиями к ПО были совмещение хранения как структурированной, так и неструктурированной информации в одном месте, гибкая и достаточно сложная система ограничения прав доступа, а также поддержка версионности хранимых документов и регистрационных карточек для них. Кроме того, институту были необходимы тиражируемый «коробочный» продукт и возможность доработки под конкретные требования своими силами (встроенный язык или открытый API). В полуфинал гонки вышли Lotus Notes, SharePoint Server, Documentum и продукты компании ЭОС. По совокупности характеристик в финал вышли eDocLib и Lotus Notes. С точки зрения стоящих перед МАИ задач и подхода к их решению между обеими системами не было большой разницы, но стоимость покупки и внедрения Notes была заметно больше. Таким образом, победителем была признана система eDocLib. Поставка выбранного ПО проводилась также через тендер», - прокомментировал директор по управлению качеством компании «Электронные Офисные Системы» Алексей Мальков.

Необходимость внедрения системы была обоснована не только требованиями СМК. Ранее сотрудники МАИ сталкивались со сложной внутренней организацией согласования, хранения и подписания документов. Кроме того, документооборот института характеризуется большими объемами бумажных документов.

Приобретенная система eDocLib является в достаточной мере типовым решением и поэтому внедряется силами заказчика, хотя ЭОС периодически предоставляет консультационные услуги. В дальнейшем МАИ планирует привлекать специалистов разработчика для решения конкретных задач по мере их возникновения и при невозможности решить их силами своих сотрудников.

Система eDocLib – разработка компании ЭОС, которая позволяет создать корпоративный сервер данных организации с централизованным хранением электронных документов, данных, знаний произвольного вида. Кроме того, система предоставляет различные функции систематизации, поиска информации и разграничения прав доступа к ней. Она реализована на платформе Microsoft.Net и имеет четырехзвенную архитектуру. Функционирует eDocLib в сети Интернет/Интранет предприятия, что позволяет, в том числе, организовать мобильный доступ сотрудников организации к системе и одновременно упрощает ее установку и эксплуатацию. Как отмечают разработчики, eDocLib – это масштабируемая система, в которой могут работать от одного до десятков тысяч пользователей. Решение поддерживает web-интерфейс, рассчитанный как на эпизодическую, так и на постоянную работу. В числе последних внедрений eDocLib можно отметить проект в ООО «Турбоконтроль» (см. новость от 7 марта 2008 г.). Среди других крупных заказчиков систем eDocLib и «Дело» - «Московское ипотечное агентство» (см. новость от 22 января 2008 г.) и банк «Возрождение» (см. новость от 9 сентября 2007 г.). В прошлом году в рамках выставки Softool система eDocLib была признана продуктом года и заняла второе место в номинации «Документооборот».

Система, реализуемая на базе eDocLib, будет использоваться в МАИ для решения ряда прикладных задач. Так, в настоящее время решается крупная задача автоматизации документооборота учебной деятельности, в рамках которой запланированы три этапа. Сейчас стартует первый этап проекта, в рамках которого при помощи системы eDocLib сотрудники МАИ автоматизируют работу приемной комиссии. Окончание установки и настройки eDocLib для учета абитуриентов планируется на начало июня этого года (до начала работы приемной комиссии). Помимо настройки и установки этой системы в рамках первого этапа планируется обучение трех технологов МАИ.

Далее последует этап наполнения базы данными по результатам вступительных экзаменов, приказами о зачислении, а также информацией по распределению групп и т.п. Второй этап сотрудники МАИ планируют закончить в конце августа. В декабре 2008 года проектная группа планирует закончить работы по реализации возможности контроля прохождения студентами процесса обучения. Это подразумевает в первую очередь реализацию функционала для решения ряда административных задач, где будет обеспечено управление такими документами, как приказы, ведомости, назначение поощрений и взысканий, переводы, отчисление, окончание обучения и т.п.

В итоге eDocLib сохранит и упорядочит все данные по каждому абитуриенту (впоследствии – студенту): с момента подачи документов в вуз до окончания учебного заведения (заявления, копии документов, данные об успеваемости и переводах, а также другие существенные сведения). Помимо этого eDocLib будет использоваться для хранения различной информации по СМК, научно-исследовательской части, договорам и иным документам общего характера. Поэтому, как отмечает заказчик, особенно важно наличие в eDocLib системы разграничения и управления правами пользователей при доступе ко всему массиву хранимой информации.

В дальнейшем в рамках работ по развертыванию системы менеджмента качества МАИ планирует внедрение других продуктов компании ЭОС. Это система электронного документооборота «Дело» для автоматизации входящей/исходящей документации в общем отделе вуза и контроля исполнения поручений и внутреннего документооборота, а также подсистема «Дело-Web».

Напомним, что система «Дело» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение электронного документооборота организации. Система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота. Также функционал системы «Дело» соблюдает требования регламентов и внутренних стандартов в области управления документами и информационной безопасности. В рамках внедрения типового решения «Дело» на начальном этапе сотрудники МАИ планируют обучить порядка 10 пользователей.


Также планируется начать работы по внедрению модуля «Дело-Web», который разработан для создания мобильных рабочих мест и организации удаленного доступа. На первом этапе будет автоматизировано около 5 рабочих мест с помощью системы «Дело-Web». Будет проведено обучение сотрудников. Как и в случае с продуктом eDocLib, разработчики ЭОС отмечают, что система «Дело-Web» также впервые внедряется в вузе.

Что же касается СЭД «Дело», то данное решение уже активно используется в образовательном сегменте. Так, например, его используют в Рязанском государственном университете им. С.А. Есенина. В свое время филиал Вятского государственного гуманитарного университета в Кирово-Чепецке выбрал эту систему как базу для своей СЭД. Ивановский государственный энергетический университет и Нижегородский государственный лингвистический университет им. Н.А. Добролюбова также используют системы разработки ЭОС. По данным компании, всего данное ПО поставлено в 200 учебных заведений СНГ и России, в числе которых 136 вузов и 41 среднее специальное учебное заведение России.

ЭОС осуществляет продвижение своих разработок на рынок образования через партнеров. Так, например, поставки ПО в регионах провели: в Липецкий государственный педагогический университет – компания «Компьютерные компоненты»; в филиал Орловской региональной академии государственной службы в Туле – компания «СофтЭксперт». В рамках развития образовательного направления компания ЭОС бесплатно поставляет свои программные продукты: систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» и систему кадрового учета «Кадры», причем таким пользователям оказывается полноценная техническая поддержка по «горячей линии», а также проводится обучение работе с системами в учебном центре компании.

Кроме того, ЭОС уже много лет реализует программу «Документооборот со студенческой скамьи», в рамках которой все программные продукты в учебных целях поставляются в вузы бесплатно, при этом компания стала пионером в проведении работ такого плана.

«Среди других «активностей» такого плана мы, например, организовываем конкурсы на лучшие рефераты в области ДОУ, где главный приз - стипендия ЭОС», а также проводим в вузах семинары и курсы для преподавателей и для студентов», - отмечают в компании. «В целях продвижения наших продуктов мы проводим выставки и презентации в Москве и регионах. Кроме того, компания проводит клиентскую конференцию «Осенний документооборот» и партнерскую конференцию «Весенний документооборот». В числе других инициатив - реклама в СМИ (электронных и печатных) и контекстная реклама в Интернете. Особенно высокая активность ЭОС в регионах, где мы стабильно два раза в месяц проводим презентации в различных городах. Также мы участвуем в конференциях и выставках для вертикальных рынков», - прокомментировал Алексей Мальков. Говоря о присутствии компании ЭОС на рынке НИИ и образования, по данным отраслевых аналитиков, доля ее внедрений составляет 25 %. Если взять рынок СЭД в целом, то здесь ЭОС также занимает лидирующие позиции с долей 39 %.

В планы по развитию компании в 2008 году входят расширение продуктовой линейки для охвата всего жизненного цикла документа. Помимо системы, обеспечивающей текущую работу с документами («Дело»), выпущены продукты для работы с документами, переданными в архив организации («Архивное дело») и государственный/муниципальный архив («Архивный фонд»). Кроме того, специалисты компании выпустили первую версию нового продукта - инструментария для создания систем автоматизации документоориентированных бизнес-процессов eDocLib 2, по ряду своих функциональных свойств, как отмечают разработчики, не имеющего прямых аналогов на рынке. Более того, сейчас подготовлен к выпуску продукт, реализованный полностью на портальной платформе MOSS 2007. Также компания планирует двигаться в сторону веб-решений, дополняющих или полностью заменяющих клиент-серверные технологии.


Подробности

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) была образована в августе 1994 года. Миссия компании - разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения современных информационных технологий. Специалисты ЭОС разрабатывают и поставляют программные системы автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, архивного дела и кадрового учета. Кроме того, ЭОС оказывает услуги по установке и настройке систем, вводу их в действие и обучению персонала. Штат компании насчитывает около 100 специалистов. Продукты компании - система электронного документооборота «Дело», подсистема «Дело-Web», интеграционное решение «ДЕЛО» - 1С, опции «Юридически значимый и защищенный документооборот», «ЭЦП и шифрование», «Поточное сканирование»; система кадрового учета «Кадры»; система eDocLib (Electronic Documents Library) и др.

Продукты компании используют более 1,5 тыс. организаций, в число которых входят крупнейшие коммерческие и государственные структуры России, а общее количество установленных рабочих мест превысило 120 тыс. Среди ключевых клиентов разработчика - ЦБ РФ, банки ВТБ 24, Петрокоммерц, Счетная палата РФ, аппарат Государственной думы, аппарат Совета Федераций Федерального собрания РФ, ВГТРК/ГТРК «Культура», Госатомнадзор России и др. В числе последних анонсированных заказчиков ЭОС можно отметить ОАО «Нижнекамскнефтехим» – крупнейшее предприятие нефтехимии России (см. новость от 13 марта 2008 г.), Российский союз австостраховщиков (см. новость от 12 марта 2008 г.), администрация Люберецкого муниципального района (см. новость от 26 февраля 2008 г.) и др.