Электронный документооборот в Оренбургском областном Дворце творчества детей и молодежи им. В.П. Поляничко

Это первый в России опыт внедрения СЭД CompanyMedia в учреждениях дополнительного образования, что было отмечено специальным дипломом, врученным в конце декабря 2007 года директором компании «Арком» Алексеем Рождествиным генеральному директору ГУДОД «Оренбургский областной Дворец творчества детей и молодежи им. В. П. Поляничко», профессору Анне Ивановне Щетинской.

Ведение документооборота в традиционном – «бумажном» - виде перестало в 2007 году удовлетворять растущим требованиям к управлению потоками документов и качеству учебных процессов: увеличение объема документов требовало большего количества времени на их обработку, возникли затруднения с поиском документов. С развитием новых направлений в обучении и созданием дополнительных учебных подразделений возникла необходимость в обмене документами между ними, возможности оперативной выдачи и контроля исполнения поручений, своевременном ознакомлением сотрудников с распоряжениями руководства, создании «баз знаний» для педагогов и руководителей учебных групп. При традиционном, бумажном, документообороте это невозможно было осуществить. Таким образом, Оренбургский областной Дворец творчества детей и молодежи им. В. П. Поляничко столкнулся с задачей, свойственной всем растущим, переходящим на новый уровень качества деятельности, организациям – автоматизировать делопроизводство и тем самым привести документооборот и учебные процессы в соответствие с возросшими требованиями к организации рабочих процессов.

Для повышения оперативности и качества обработки документов, приема-передачи информации, создания условий успешной работы справочно-информационной службы, четкой организации структурированного хранения документов, их поиска и использования потребовалась гибкая, наделенная необходимым функционалом система управления документами. Также нужно было решить задачу создания механизма контроля исполнения поручений, разделения полномочий доступа к некоторым организационно-распорядительным документам.

После проведенного в ноябре 2007 года анализа представленных на рынке систем руководство Оренбургского областного Дворца творчества детей и молодежи выбрало систему автоматизации документооборота, делопроизводства и деловых процессов CompanyMedia, разработанную сотрудниками ЗАО «Компания «ИнтерТраст». Система соответствует всем требованиям российского делопроизводства, обладает богатым функционалом по управлению различными видами документов, их обработке, контролю исполнения и хранения. В целом, CompanyMedia обладает всеми возможностями для создания корпоративного электронного документооборота.

Установку, настройку и обучение персонала Оренбургского областного Дворца творчества детей и молодежи работе с системой CompanyMedia осуществляли специалисты компании «Арком», бизнес-партнера ИнтерТраст в Оренбургской области. Проект был реализован в течение 5 месяцев и продлился с ноября 2007 по март 2008 года.

В рамках проекта сотрудники компании описали основные типы и жизненные циклы различных документов, установили систему и настроили ее. Затем CompanyMedia была введена в опытную эксплуатацию. Система показала хорошие результаты, и руководством ГУДОД были поставлены дополнительные задачи к СЭД, такие, например, как:

создание специализированных «баз знаний»  (баз данных, в которых хранятся необходимые документы по предметным областям);
миграция документов из существующих «самописных» систем хранения в систему электронного документа;
создание специфических, удобных в использовании шаблонов документов;
разработка и настройка системы отчетов.

Также были разработаны регламенты по применению СЭД CompanyMedia и инструкции для делопроизводителей-пользователей системы, что значительно облегчило процесс ее «приживания» в Оренбургском областном Дворце творчества детей и молодежи.

По мнению сотрудников ГУДОД, эксплуатация системы позволит своевременно получать информацию о точном местонахождении, состоянии, истории движения и согласования, исполнении любого зарегистрированного в системе документа, обеспечит хранение документов и их сохранность. С ее помощью также будут реализованы: возможность быстрого поиска как по реквизитам, так и полнотекстового, необходимых документов; разграничение прав доступа к ним; контроль на постоянной основе исполнительской дисциплины.

На сегодняшний день система электронного документооборота CompanyMedia внедрена на более чем 40 рабочих местах. И это только начальный этап автоматизации. В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест, а также расширение  существующего функционала системы, создание в ее рамках специализированных баз данных.

Областной Дворец творчества детей и молодежи им. В.П. Поляничко включает 91 объединение по 10 направлениям деятельности, где занимаются более 6 тысяч человек в возрасте от 2 до 25 лет. Более 50 тысяч детей Оренбургской области принимают участие в проводимых специалистами Дворца конкурсах, соревнованиях, фестивалях по самым разнообразным направлениям деятельности. В составе педагогического коллектива Дворца 2 доктора наук, 14 кандидатов наук, 111 специалистов высшей категории, 102 специалиста первой категории, 112 специалистов второй категории.