Единая система электронного документооборота (ЕСЭД) Правительства Ульяновской области построена на платформе системы электронного документооборота и деловых процессов CompanyMedia.
Цели данного этапа развития ЕСЭД:
1. Повышение эффективности обработки сообщений и обращений граждан за счет интеграции ЕСЭД с Платформой обратной связи (ПОС), обеспечивающей сквозную автоматизацию процессов регистрации, контроля и исполнения обращений граждан.
2. Внедрение нового кроссплатформенного интерфейса WebDocs для удобства работы руководителей и пользователей системы.
3. Снижение административной нагрузки на сотрудников за счет минимизации ручного ввода данных и исключения дублирования информации.
Интеграция ЕСЭД Правительства Ульяновской области с Платформой обратной связи (ПОС)
Платформа обратной связи (ПОС) (pos.gosuslugi.ru) — это специализированный сервис, интегрированный c порталом Госуслуг и Единой системой электронного документооборота (ЕСЭД), который обеспечивает централизованный прием и автоматизированную обработку обращений граждан через несколько каналов: официальный портал Госуслуг, мобильное приложение "Госуслуги. Решаем вместе" и веб-виджеты на сайтах ведомств. Ключевая функция платформы — автоматическая маршрутизация обращений в компетентные органы с полным контролем жизненного цикла (от статусов "Поступило"/"Рассматривается" до "Решено") и формированием ответов.
Интеграция ЕСЭД Правительства Ульяновской области с ПОС обеспечивает автоматизированный обмен данными между системами для обработки обращений граждан в соответствии со спецификацией СМЭВ 3 и требованиями 59-ФЗ.
За счет интеграции с ЕСЭД ПОС устраняет ручные операции, обеспечивает прозрачность процедур и ускорение взаимодействия власти с населением, что существенно повышает качество государственных услуг.
Ключевые функции:
1. Прием в ЕСЭД сообщений и обращений граждан структурированных по органам власти из ПОС:
- Автоматическое создание карточки обращения в ЕСЭД при поступлении из ПОС.
- Проверка необходимости обработки в СЭД (на основании признака "Направить в СЭД").
2. Синхронизация статусов:
- Передача статусов обработки из ЕСЭД в ПОС: "Поступило", "Зарегистрировано", "Направлено", "Рассматривается", "Рассмотрено", "Рассмотрено. Оставлено без ответа автору".
- Возможность указания необходимости уведомления заявителя.
3. Формирование и передача ответов:
- Автоматическая выгрузка промежуточных и итогового ответа из ЕСЭД в ПОС.
- Поддержка обработки ответов в ЛКО (при необходимости).
4. Автоматизированные выгрузки данных:
- Настройка периодичности и фильтров выгрузки (по месту регистрации, типу обращения и др.).
- Протоколирование процесса выгрузки с возможностью исправления ошибок.
5. Поддержка ручного и автоматического режимов:
- Ручная инициируемая выгрузка данных делопроизводителем.
- Автоматическая синхронизация по расписанию.
6. Возможность получения и учета рейтинговой оценки результатов рассмотрения гражданами
Сценарий использования
1. Поступление обращения:
- Гражданин подает обращение через ПОС → система проверяет необходимость обработки в ЕСЭД.
- Если требуется, ПОС помечает его флагом "Направить в СЭД" и включает в список для передачи.
2. Импорт в ЕСЭД:
- ЕСЭД запрашивает список новых обращений → ПОС передает данные в формате СМЭВ 3.
- ЕСЭД подтверждает получение и создает карточку обращения.
3. Обработка обращения в ЕСЭД:
- Делопроизводитель регистрирует обращение, назначает исполнителей.
- В процессе рассмотрения ЕСЭД передает в ПОС актуальные статусы (например, "Рассматривается").
4. Формирование ответа:
- Исполнитель готовит ответ → документ согласуется, подписывается и регистрируется в ЕСЭД.
- ЕСЭД автоматически передает ответ в ПОС с указанием необходимости уведомления заявителя.
5. Завершение обработки:
- ПОС либо сразу направляет ответ гражданину, либо дорабатывает его в ЛКО (если требуется дополнительная проверка).
- Все изменения статусов и документов фиксируются в протоколах выгрузки.
Преимущества интеграции с ПОС
-
Централизация обработки всех поступающих обращений в ЕСЭД для формирования единой отчетности и ведение единого контроля.
-
Сквозной документооборот: обращения граждан обрабатываются в единой цепочке от подачи до закрытия.
-
Автоматизация процесса обработки ОГ: снижена нагрузка на сотрудников за счет автоматического создания проектов документов, автоматизации отправки ответов заявителям и контроля сроков в интерфейсе ЕСЭД.
-
Прозрачность, контроль и гарантированная доставка: все этапы обработки обращения фиксируются, доступны для аудита и анализа.
-
Снижение человеческого фактора: исключены ошибки при ручной пересылке данных, обеспечена целостность информации.
-
Обеспечение требований законодательства (59-ФЗ): система способствует соблюдению установленных законом сроков рассмотрения обращений и направления ответа в ЛК заявителя.
Внедрение кроссплатформенного рабочего места WebDocs в ЕСЭД Правительства Ульяновской области
В рамках третьего этапа развития Единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) Правительства Ульяновской области был успешно реализован проект по внедрению и запуску в промышленную эксплуатацию кроссплатформенного рабочего места руководителя (WebDocs).
Цель — предоставить пользователям удобный инструмент с возможностью работы как на стационарном компьютере, так и на мобильных устройствах, для оперативной работы с документами и поручениями без необходимости использования полнофункционального рабочего места.
Ключевые выполненные работы:
- Развернут и настроен специализированный сервер приложений для WebDocs.
- Обеспечена полная интеграция с основной ЕСЭД: синхронизация данных, задач, маршрутизации документов и процессов согласования, позволяющая руководителям видеть документы, поступившие на согласование, подписание, рассмотрение и исполнение.
- Проведено целевое обучение руководителей и их помощников (референтов). Обучение проходило в индивидуальном формате или в малых группах (до 5 человек) для максимального погружения.
- Программа обучения включала:
- Работу с интерфейсом WebDocs (очереди задач, карточки документов).
- Вынесение виз по согласованию (параллельное, последовательное).
- Подписание документов с использованием ЭП или отказ от подписи.
- Создание проектов резолюций и поручений непосредственно из карточки документа.
- Просмотр хода согласования и исполнения документов.
- Работу на мобильных устройствах (смартфонах и планшетах).
Полученные преимущества:
2. Скорость принятия решений: Прямой доступ к задачам без посредников и интуитивный интерфейс значительно сократили время на согласование и подписание документов, ускорив общие процессы документооборота.
3. Повышение исполнительской дисциплины: Руководители получили в руки удобный инструмент для контроля исполнения своих поручений в режиме онлайн, с возможностью просмотра всего хода исполнения.
4. Снижение нагрузки на помощников: Часть рутинных операций по подготовке проектов резолюций и поручений руководители теперь могут выполнять самостоятельно непосредственно в системе, что оптимизировало работу аппарата.
5. Технологическая суверенность: Решение работает на отечественном программном обеспечении, полностью интегрировано в защищенный контур ЕСЭД и соответствует всем требованиям регуляторов.
Заключение
Интеграция ЕСЭД на основе СЭД СМ 7.1.2 с Платформой обратной связи (ПОС) стала важным шагом в цифровизации взаимодействия между региональными органами власти и федеральной системой обработки обращений граждан. Это позволило Правительству Ульяновской области повысить качество обслуживания граждан и обеспечить высокий уровень цифровой зрелости в части административного управления.
Внедрение WebDocs значительно упростило работу пользователей.
Реализация проекта подтвердила статус Ульяновской области как региона с высоким уровнем цифровизации госуправления. Внедрение современных решений от «ИнтерТраста» создало основу для дальнейшего развития ЕСЭД и расширения функциональности системы.
