О заказчике
Самарская область, расположенная в центральной части Приволжского федерального округа России, представляет собой регион с богатой историей и разнообразной природой. Её административный центр — город Самара — является одним из крупнейших промышленных и культурных центров страны. Регион известен своими значительными запасами нефти и газа, а также развитыми отраслями машиностроения, автомобилестроения и авиационной промышленности. Кроме того, Самарская область славится живописными ландшафтами, включая Жигулевские горы и Волгу, что делает её популярным туристическим направлением. Область также имеет богатое культурное наследие, включающее множество музеев, театров и исторических памятников, что способствует её значимости как экономического, так и культурного центра региона.
Об исполнителе
Компания «ИнтерТраст», основанная в 1994 году, — один из лидеров рынка автоматизации деловых процессов, делопроизводства и документооборота. Высокий уровень программного обеспечения и услуг компании подтвержден многочисленными статусами и сертификатами. В числе основных направлений деятельности «ИнтерТраст» — разработка и развитие системы электронного документооборота CompanyMedia, а также внедрение, развитие и сопровождение систем электронного документооборота заказчиков, разработанных на базе CompanyMedia. Решения «ИнтерТраст» зарекомендовали себя как надежный выбор для государственных и корпоративных структур благодаря высокой технологической гибкости и безопасности.
Начало проекта
Проект внедрения автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства (АИС ДД) в Самарской области начал свою историю в 2003 году. Тогда Правительство региона приняло решение о внедрении системы на базе платформы CompanyMedia (компания «ИнтерТраст»). Этот шаг был частью масштабного плана по информатизации органов исполнительной власти на 2003-2005 годы. Основной целью проекта стало повышение эффективности работы государственных структур за счет оптимизации документооборота, обеспечения оперативного взаимодействия сотрудников и контроля исполнения постановлений и распоряжений губернатора и правительства.
Уже в 2003 году была приобретена и адаптирована система электронного документооборота CompanyMedia. В последующие годы АИС ДД активно развивалась. Количество автоматизированных рабочих мест увеличилось с 122 в 2004 году до 538 в 2005 году. К 2007 году в системе работали около 600 сотрудников из 15 органов исполнительной власти, включая Аппарат Правительства, Министерство финансов, Министерство транспорта и другие ключевые ведомства.
Система позволила автоматизировать такие процессы, как подготовка и согласование документов, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, создание поручений и контроль их исполнения. Благодаря АИС ДД удалось наладить автоматическое напоминание о сроках исполнения документов, что значительно повысило дисциплину и прозрачность работы. К 2007 году в базах данных системы хранилось более 260 тыс. карточек документов, а объем информации продолжал стремительно расти.
Внедрение АИС ДД стало важным шагом в рамках административной реформы, позволившим оптимизировать управленческие процессы, устранить рутинные операции и создать единую базу знаний для госслужащих. Это способствовало формированию электронного правительства в регионе и повышению эффективности работы органов власти.
Новый этап проекта
В 2021 году проект вышел на новый уровень. Правительство Самарской области приняло решение о переходе на обновленную, импортонезависимую версию системы CompanyMedia. Этот шаг был обусловлен необходимостью импортозамещения и перехода на отечественное программное обеспечение, а также внедрения нового формата межведомственного электронного документооборота (МЭДО 2.7.1).
Проект был реализован в рекордно сжатые сроки. Контракт на выполнение работ был заключен 10 августа 2021 года, а уже в ноябре того же года система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. Для достижения таких результатов была создана рабочая группа, в которую вошли специалисты со стороны заказчика и разработчика, которая координировала взаимодействие между заказчиком и исполнителем — компанией «ИнтерТраст».
Важным этапом проекта стала миграция данных из старой версии системы в новую. Параллельно проводилось обучение пользователей, которые перешли с клиента Lotus Notes на web-клиент. Для облегчения адаптации были организованы углубленные обучающие программы, дистанционные вебинары и инструктажи на местах. Все необходимые адаптации системы выполнялись с учетом специфики работы правительства Самарской области.
Итоги проекта
В результате проекта около 5 тыс. пользователей органов исполнительной власти и подведомственных учреждений перешли на новую версию системы. Были перенесены документы за последние два года и все справочники, а также успешно внедрен новый формат МЭДО 2.7.1. Все цели проекта были достигнуты в установленные сроки, несмотря на высокую сложность и сжатые временные рамки.
История проекта АИС ДД в Самарской области — это пример успешного внедрения и развития информационных технологий в государственном управлении. От первых шагов по автоматизации документооборота в 2003 году до перехода на современную импортонезависимую платформу в 2022 году проект демонстрирует, как системный подход и грамотное управление могут привести к значительным улучшениям в работе органов власти.
Перспективы проекта
Успешная реализация проекта открыла новые перспективы для развития АИС ДД. В ближайших планах — обновление системы для органов местного самоуправления (ОМСУ) Самарской области. Это позволит расширить охват автоматизации документооборота и повысить эффективность работы на всех уровнях власти в регионе.
