«Предприятие Кара Алтын» занимается добычей нефти на месторождениях в Нижнекамском, Альметьевском, Аксубаевском и Нурлатском районах Татарстана. Деятельность компании охватывает весь производственно-технологический цикл нефтедобычи, начиная от бурения скважин и заканчивая подготовкой и транспортировкой нефти в трубопроводные магистрали.
В связи с трудоемкостью работы с бумажными документами, а также для повышения надежности и эффективности хранения сканированных документов, отделом автоматизации ЗАО «Предприятие Кара Алтын» было инициировано внедрение СЭД. В результате оценки нескольких систем этого класса для автоматизации документооборота и делопроизводства был выбран программный продукт «ЕВФРАТ-Документооборот». Одним из главных факторов, определивших такое решение, стала гибкость системы, обеспечиваемая встроенным инструментарием.
Установка и адаптация СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» осуществлялись самостоятельно силами ИТ-специалистов заказчика. В результате внедрения СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» в компании «Предприятие Кара Алтын» в электронный вид были переведены процессы создания, движения и обработки внутренних документов: служебных записок, приказов, конспектов совещаний, договоров и счетов, а также регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
Автоматизация документооборота и создание централизованного электронного архива позволили сократить количество каждодневных рутинных операций, исключить случаи потери документов, а также значительно увеличить скорость их поиска. В частности, время, необходимое на поиск некоторых бухгалтерских документов, сократилось с 2-3 дней до нескольких минут. Кроме этого, благодаря реализации механизма разграничения прав доступа и использованию системы ролей была значительно повышена информационная безопасность компании.