Компания «Л’Этуаль» присутствует в России уже более 13 лет, и за это время ей удалось открыть здесь крупнейшую сеть магазинов парфюмерии. Только в Москве на сегодняшний день насчитывается более 150 магазинов компании. Общее их число превышает 600, и они открыты еще в 160 городах страны.
Залогом хорошего «здоровья» для этого внушительного бизнес-механизма должна быть эффективная система бюджетирования, которая должна работать на реальных данных. В нее должны своевременно поступать оперативные данные, быстро и эффективно оцениваться на всех звеньях управленческой цепочки, чтобы эффективно выявлять тенденции рынка, а также признаки возникновения возможных диспропорций и их быстрого устранения.
Задачи, касающиеся составления и сопровождения бюджета, – это элемент управления, который присутствует с самого рождения компании. Как и везде, все начиналось с применения таблиц Excel – «рабочей лошадки», в которой скрыты огромные возможности для проведения анализа данных. Однако высокая гибкость Excel и доступность ее механизмов играют положительную роль только до определенного уровня развития системы управления данными. С ростом их объема расчеты в Excel становятся «неповоротливыми», а консолидация данных, полученных из разных таблиц для подведения итогов, начинает отнимать слишком много времени. Решение текущих задач, контроль за правильностью работы самой модели расчетов становятся слишком трудоемкими.
Особую проблему для Excel составляют легкая доступность ее данных и формул для внесения в них изменений. Макросы, управляющие расчетом, могут быть перенастроены в угоду частных задач, без отслеживания того, сохраняется ли целостность расчетной архитектуры в целом. Эти и другие проблемы в конце концов приводят компании к мысли, что для решения прежних задач требуется применять более специализированные системы бизнес-аналитики.
На первых порах для устранения проблем в рамках действующей модели расчетов средствами Excel в «Л’Этуаль» применялась техника разграничения прав для каждого пользователя. Это позволяло обеспечить надежный ввод изменений в общую архитектуру бизнес-системы, организовав их через индивидуальные рабочие книги Excel. Но в результате такого подхода частные варианты расчетных таблиц начинали плодиться сотнями, а наведение в них порядка превращалось в архисложную задачу. Понять и разобраться в этом завуалированном хаосе становилось чрезвычайно сложно. Внесение любых изменений приводило к значительным людским и финансовым затратам, при этом риск внесения ошибок и издержки на их устранение быстро росли с увеличением объемов данных.
Сложившаяся ситуация требовала создания новой системы. Для выхода из создавшейся ситуации было решено обратиться за помощью к системному интегратору – компании Columbus IT. «Важную роль при выборе поставщика для внедрения решения сыграло то, что у Columbus IT уже имелся значительный опыт работы с Microsoft Dynamics AX в дружественных «Л’Этуаль» компаниях, – считает директор по развитию бизнеса практики ИАС Columbus IT Павел Табаков . – Кроме этого, розничное решение Columbus IT – это продукт, который находится в максимальной степени готовности к использованию, в то время как другие решения требовали длительных доработок».
Павел Табаков, директор по развитию бизнеса практики ИАС Columbus IT (в центре)
После этого в «Л’Этуаль» появилась Microsoft Dynamics, которая помогла продвинуться вперед в решении задач текущей бизнес-аналитики. Однако для вопросов бюджетирования для «Л’Этуаль» требовалась отдельная система. Ей стала IBM Cognos Planning, внедрением которой занималась Columbus IT.
Опытная эксплуатации Planning показала, что, несмотря на соответствие функциональным возможностям по составлению полноценной модели бюджетирования, ее производительность оказалась недостаточной с учетом особенностей «Л’Этуаль».
«В каждой компании применяется собственный подход в детализации данных, – рассказывает Сергей Лихарев, руководитель направления по продажам решений для бизнес-аналитики IBM в России и СНГ. – IBM Cognus Planning – это достойный продукт для глобального бюджетирования в компании, где учитывают прежде всего агрегированные показатели, а не придают чрезмерно большое значение для создания повышенной степени детализации в данных. Если этот рубеж пройден, то система перестает работать эффективно. Масштабы применяемых многомерных данных требуют специального учета в архитектуре хранения данных и организации их расчета. IBM Cognos TM1 был выбран компанией «Л’Этуаль» как раз на смену, чтобы решить возникшие проблемы».
«Одно слияние с нашей дистрибуцией, аналитикой и службой планирования стало для нас большой проблемой, – продолжает Анна Козлова, ведущий аналитик компании «Л’Этуаль». – Что можно бюджетировать, а что нельзя? Как переносить многомерные данные в систему? Как консолидировать их в реальном времени? За одной строчкой алгоритма планирования кроются могучие пласты аналитики, которые сложно понять сразу. Поэтому повышенная детализация данных была для нас гарантией, что в будущем нам будут доступны любые бизнес-задачи при ведении бюджета».
Сейчас в созданной системе на базе IBM Cognos TM1 активно работают около 30 бизнес-руководителей компании «Л’Этуаль». Система функционирует на отдельном сервере (кстати, тоже IBM), который установлен в московском офисе. Он полностью справляется с рабочей нагрузкой.
Среди первых оценок прежде всего отмечают, что при работе с новой системой резко возросла производительность в решении сложных вопросов. Так, если в алгоритм вкралась ошибка, то сегодня ее можно отыскать в течение нескольких часов. Достаточно пересчитать данные, после чего легко отыскать источник ошибки и быстро устранить ее. Раньше на решение подобной задачи уходили дни.
По мнению IBM, новая система сокращает на 75 % объемы работ по планированию, позволяя существенно снизить затраты. Вместо дней, которые уходили раньше на решение определенных задач, после внедрения срок их выполнения исчисляется минутами.
Высокая производительность системы позволила перейти «Л’Этуаль» от годового бюджетирования к квартальному. Для компании это новый уровень для роста эффективности ее деятельности. Так, раньше коррекция бизнес-курса была возможна только после завершения годового цикла развития. Сегодня же стало возможным оперативно вносить изменения в планы уже по результатам деятельности компании в течение прошедших трех месяцев.
В новой системе реализована поддержка веб-интерфейса. Это удобно и одновременно надежно с точки зрения безопасности. Удаленная работа через Интернет ведется с применением VPN с авторизованным доступом к терминальному серверу системы. Учитывая территориальную распределенность компании, такая система работы через веб удобна. Удаленный пользователь получает доступ к бюджетам, определенным по его компетенции, и работает только со своей зоной ответственности, вводя детализацию данных.
Гибкость созданной системы проявляется также в том, что руководители высшего звена имеют возможность не только смотреть, что сделали их подчиненные, но если потребуется, они могут вносить поправки сами. Люди видят большую палитру данных, а имеющиеся возможности работы с ними не ограничивают их в повышении эффективности решения собственных задач.
Особо нравится пользователям то, что в системе сохранены знакомые с давних времен Excel-клиенты. Это позволяет быстро и удобно проверять альтернативные планы в распределении бюджета. Данные в таблицах получаются компактными, в них хорошо видна логика организации бизнеса, а это, в свою очередь, значительно снижает опасность внесения ошибки. Сейчас в компании ждут выпуска новой версии IBM Cognos TM1 с элементами обсуждения текущих вопросов, возникающих при составлении бюджета, в стиле социальных сетей.