Единая ИТ-инфраструктура на базе SAP. Появилась в приволжской розничной сети

Компания «Оптима» (г. Ижевск) - крупная розничная сеть формата drogerie, представляющая магазины самообслуживания по продаже парфюмерии, косметики, бытовой химии, товаров по уходу за собой и личной гигиены. Второе направление деятельности компании – дистрибьюция этих товаров. «Оптима» начала свою работу с июня 2002 года. На сегодняшний день 60 магазинов сети работают в Удмуртии, Татарстане, Башкортостане, Перми и Пермском крае.

Компания «Пилот» основана в Москве в 1992 году. С момента образования основным направлением деятельности компании является разработка и поставка комплексных решений и оборудования для автоматизации торговых предприятий. Сегодня группа компаний «Пилот», в которую входят ООО «Пилот РБС», ООО «Межотраслевой технический центр» и ООО «АНТ-Технология», является системным интегратором, разработчиком программного обеспечения и поставщиком торгового оборудования. «Пилот» является официальным бизнес-партнером таких компаний, как Fujitsu, Fujitsu-Siemens Computers, IBM, Mettler Toledo, Microsoft, Paxar, Radio Beacon, SAP, Symbol Technologies и Zebra Technologies. У «Пилота» более 40 бизнес-партнеров и 120 центров технического обслуживания на территории России. В числе клиентов «Пилота» - гипермаркеты Auchan, Metro Cash&Carry, OBI, универмаги «Московский», «Серпуховский», сети магазинов Mother Care, Sephora, Stockmann, Zara, «Детский Мир», «Мяснов», «Сомелье», «Старик Хоттабыч», сети супермаркетов «Караван», «Перекресток», «Пятачок», «Пятерочка», «Седьмой континент», сетевые рестораны «Елки-палки» и Subway, магазины беспошлинной торговли в международных аэропортах «Домодедово» и «Шереметьево», сеть кинотеатров «Империя Кино» и др.

В ходе развития компании «Оптима» сложилось так, что складские операции, бухгалтерский и налоговый учет, финансовая деятельность и управление взаимоотношениями с клиентами осуществлялись в разных информационных системах, что снижало показатели и эффективность работы предприятия, а также не давало дополнительных конкурентных преимуществ. Например, использовались собственные разработки ИТ-специалистов «Оптимы», кадровый учет велся в программе «1С: Камин: Расчет заработной платы», роль бэк-офисной программы выполняло решение Gestory, внедрение которого происходило с августа по октябрь 2005 года силами московской компании France Informatique & Technologie. При этом у «Оптимы» не было единой информационной системы, которая бы позволяла руководству отслеживать всю деятельность предприятия и своевременно принимать решения.

К 2007 году перед ИТ-службой компании «Оптима» встала задача выбрать и реализовать решение, которое бы смогло создать единую корпоративную информационную систему и тем самым повысить конкурентные преимущества на рынке ретейла. Решение должно сокращать время вывода товара на рынок, создавать инструменты анализа и оперативного планирования взаимодействия с производителями и клиентами, решать задачи дальнейшего масштабирования системы в условиях постоянного роста торговой сети, увеличивать объемы продаж, расширять рынок сбыта и уменьшать издержки.

На начальном этапе анализа рынка компания «Оптима» выбирала платформу для достижения поставленных задач из следующих: SAP, Oracle и Microsoft Dynamics AX. В результате была выбрана система SAP for Retail как оптимальная и отвечающая главному требованию компании «Оптима» - объединить все бизнес-процессы, региональные торговые точки и офисы компании в рамках централизованной системы. Напомним, что SAP for Retail предлагает значительное расширение функциональных возможностей в сферах управления финансовыми и кадровыми ресурсами, материально-технического обеспечения и логистики, сбыта и обслуживания других корпоративных сервисов. Система позволяет оперативно внедрять новые решения для бизнеса, обеспечивает связь между работниками предприятия и процессами, предоставляет всю персонифицированную информацию и функциональные возможности, может адаптироваться к меняющимся требованиям бизнеса с большей оперативностью и при меньших затратах. Кроме того, за счет гибкой структуры SAP for Retail позволяет сокращать издержки на доработку программы.

Чтобы выбрать партнера по проекту, компанией «Оптима» в январе 2007 года был объявлен тендер, который проходил в два этапа: на проведение бизнес-анализа и на осуществление проекта внедрения. В результате выбор пал на компанию «Пилот». Кроме «Пилота» в тендере участвовало еще три компании. «Компания «Пилот» с начала своей деятельности специализируется на автоматизации розничной торговли, предоставляя комплекс услуг для этого направления. Это и было сильным преимуществом перед остальными участниками конкурса. Ранее у компании «Пилот» был опыт внедрения модулей ERP-систем на базе SAP в такие компании, как Imaje, «Лента» и др. Но данный клиент является уникальным, так как руководство компании «Оптима» решило отказаться сразу от всех разнородно работающих систем и выстроить себе единую информационную инфраструктуру на базе SAP», - прокомментировала PR-менеджер компании «Пилот» Ирина Шайдуллина.

Проект запуска SAP for Retail для компании «Оптима» также проходил в два этапа. Первый этап, бизнес-анализ, начался в первых числах февраля 2007 года и занял 2 месяца. Он был необходим для получения полного представления о возможностях системы, выбора определенной модели реорганизации бизнес-процессов компании. Второй этап, внедрение, начался в середине апреля 2007 года и включал в себя такие стадии, как проектирование, реализация, подготовка к запуску в продуктивную эксплуатацию и поддержка в ходе промышленной эксплуатации. Через девять месяцев после начала второго этапа был произведен тестовый ввод системы, а еще через два месяца проект был запущен в производственную эксплуатацию. Особенностью проекта стало то, что в ходе его специалистами компании «Пилот» решение SAP for Retail было доработано специально для торговой сети «Оптима». «В начале внедрения возникали некоторые сложности, например несогласованность терминов бизнеса и SAP. Тесное взаимодействие специалистов компании «Пилот» и «Оптима» на этапе старта продуктивной эксплуатации позволило минимизировать время «шока» при полном переходе на новую систему в условиях реорганизации подразделений компании и уйти от «лоскутной» автоматизации», - сообщили в компании «Пилот». Все работы осуществляли специалисты московского офиса компании «Пилот», в проекте внедрения решения участвовало 15 специалистов.

В итоге в рамках проекта были разработаны и настроены средства для централизованного управления всей торговой сетью, включая склад, бухгалтерию и маркетинг. Для реализации всех поставленных задач была внедрена система, позволяющая вести бухгалтерский и налоговый учет, учет затрат, учитывать основные средства, контролировать закупки и управление товарными потоками и складским комплексом, транспортировкой, отслеживать оптовый и розничный сбыт. Возможности программы позволили планировать и контролировать продажи и ассортимент всех торговых точек и оперативно реагировать на изменения тенденций рынка. В компании «Оптима» увеличилась эффективность бизнес-процессов в целом, началось выстраивание движения складских операций. Руководство получило возможность отслеживать работу всего персонала, своевременно замечать неточности и реагировать на ошибки. Увеличилось количество пользователей системы. Благодаря масштабируемости системы на 80 % с точки зрения ИT сократился срок открытия новой торговой точки. В дальнейшем система SAP должна решать задачи масштабирования в условиях расширения торговой сети.

Сейчас в системе 91 пользователь: в департаментах логистики, маркетинга, экономики и финансов, коммерческом и ИТ. SAP for Retail интегрирован с системой кадрового учета и расчета заработной платы «1С: Камин: Расчет заработной платы», кассовым сервером собственной разработки «Оптима» и банк-клиентом. «Решение SAP объединило ИТ-инфраструктуру «Оптимы». Для внедрения подобного масштаба затраченное на проект время - совсем небольшой срок. На данном этапе пользователи осваивают работу в системе, изучают инструменты. В дальнейшем мы планируем расширить возможности внедренного решения, дополнив ее компонентами бюджетирования и учета кадров», - говорит директор ИT-департамента компании «Оптима» Андрей Шемякин.

Напомним, что недавно компания «Пилот» начала сотрудничать еще с одним крупным игроком ретейла - финской сетью SOK Corporation. В Петербурге уже открылся первый семейный гипермаркет Prisma этой сети, общая площадь магазина составляет 2,5 тыс. кв. м. В планах SOK Corporation намечено расширение сети гипермаркетов Prisma на территории России до 15-20 объектов, увеличивая площадь открываемых объектов. До конца 2008 года ожидается открытие двух магазинов Prisma, партнером по поставке и интеграции торгового оборудования и ПО также выступит «Пилот» (см. новость раздела «Интеграция» от 17 июля 2008 г.).