АйТи внедрила электронный документооборот в «ИжАвто»

«ИжАвто» — один из ведущих отечественных автопроизводителей. Предприятие занимает второе место в России по объему производства легковых автомобилей. Проектная мощность завода составляет порядка 220 тысяч автомобилей в год. С 2005 г. «ИжАвто» является партнером KIA Motors и осуществляет сборку автомобилей KIA Spectra, KIA Sorento. Также производит автомобили ВАЗ-21043 и ИЖ-27175.

В последние годы объемы документооборота компании превышали возможности использовавшейся системы для регистрации корреспонденции, поэтому возникла потребность в создании нового ИТ-решения для управления документами. Присматриваться к существующим на российском рынке системам электронного документооборота специалисты «ИжАвто» начали около двух лет назад. Они провели тщательный анализ существующих решений, встречались с разработчиками, ознакомились с уже работающими на других предприятиях СЭД. В конце 2006 г. «ИжАвто» провел конкурс по выбору поставщика услуг по внедрению системы для автоматизации управленческого документооборота, победителем в котором стала компания АйТи.

Проект стартовал в январе 2007 г. Специалисты филиала компании АйТи в Пермской области провели предпроектное обследование и разработали концепцию системы. Летом 2007 г. начался второй этап проекта, включивший подготовку к развертыванию СЭД на 131 пользователя и обучение системных администраторов «ИжАвто» на курсах «Администрирование и методика внедрения БОСС-Референт». Установку и настройку ПО на сервере и рабочих местах завершили в сентябре 2007 г., после чего началась опытная эксплуатация системы. Параллельно проводилось обучение: подготовку прошла группа преподавателей из числа сотрудников «ИжАвто», которые потом самостоятельно обучали всех пользователей СЭД БОСС-Референт на предприятии. Дополнительно «Академия АйТи» обучила группу администраторов основам разработки в среде Lotus. В конце 2007 г. СЭД запущена в промышленную эксплуатацию, к этому моменту количество пользователей системы возросло до 331 человека.

Система электронного документооборота обеспечивает в «ИжАвто» автоматизацию основных процессов работы с документами: обработку внешней корреспонденции, движение внутренних распорядительных документов, обмен служебными записками между подразделениями, подачу заявок ИТ-службе. В СЭД ведется согласование распорядительных документов, а в дальнейшем планируется осуществлять согласование и иных видов документации, реализован механизм назначения поручений и автоматизирован контроль исполнительской дисциплины.

«Внедряя СЭД, мы ставили перед собой задачу создать на предприятии единое информационное пространство и таким образом повысить эффективность документационного обеспечения управления. Мы уже видим результат: пришли к унифицированному процессу обработки документов на предприятии, существенно сократили сроки подготовки и согласования документов, поиск требуемых документов упростился и занимает минимум времени. Действительно эффективным стал процесс контроля исполнительской дисциплины: система сама напоминает сотруднику, что истекает срок подготовки решения или выполнения поручения, а руководители оперативно получают информацию об исполнении», — рассказывает Наталья Попкова, начальник отдела организации делопроизводства «ИжАвто».