Государственный комитет Республики Башкортостан по строительству и архитектуре является республиканским органом исполнительной власти. Комитет отвечает за реализацию адресной инвестиционной программы по вопросам капитального строительства социальных объектов и сетей инженерных коммуникаций.
В связи со значительным ростом числа и сложности выполняемых проектов руководством Республики было принято решение о внедрении в Госстрое РБ информационной системы управления проектами ADVANTA. Внедрение ИСУП должно было помочь на самом сложном направлении – обеспечить деятельность ГКУ Управление капитального строительства Республики Башкортостан.
Цели проекта
Создание единого коммуникационного портала в целях организации планирования и реализации проектов капитального строительства и реконструкции социальных объектов и сетей инженерных коммуникаций
Оптимизация процессов реализации проектов капитального строительства на базе информационной системы управления проектами
Задачи 1-го этапа
- Настроить контур управления проектами (объектами строительства) и договорами
- Внедрить регулярные процессы по актуализации данных о ходе реализации проектов
- Обеспечить прозрачность всего пула реализуемых проектов
- Обучить специалистов и пользователей настройке и работе в системе
Результаты 1-го этапа
- На базе платформы ADVANTA создана система управления строительными проектами объектов социального назначения.
- Сформирован реестр строительства социальных объектов.
- Проекты структурированы в системе по направлениям и типам объектов.
- Сформированы шаблоны проектов и блоков работ.
- Созданы формы запроса информации о статусе проектов.
Полученные результаты подтвердили правильность решения о внедрении ИСУП и показали необходимость реформирования системы управления путем внедрения методологии проектного управления.
Центр компетенций переместился в ГКУ УКС РБ, и работа закипела с новой силой. В ИСУП был создан необходимый функционал для поддержки системного управления проектами. Утверждено временное положение о проектной деятельности. Реализованы пилотные проекты с отработкой процессов проектного управления.
Итогом 2-го этапа внедрения, теперь уже методологии проектного управления, поддерживаемой ИСУП, стало участие во Всероссийском конкурсе «Проектный Олимп-2018». В основной номинации ГКУ УКС РБ заняло третье место.
Результаты 2-го этапа
- Скорректирован шаблон запускаемых проектов в сторону разделения задач на два уровня.
- Создана двухуровневая система контрольных точек.
- Сформирован шаблон проектов строительства инженерных коммуникаций.
- Система отчетности стала отражать потребности разных групп потребителей информации
- Разработан функционал для проведения совещаний и ведения протоколов.
- Создан функционал для постановки и контроля поручений.
Марсель Султанов, заведующий сектором – Офис управления проектами, Госстрой РБ:
«По результатам реализации 2-го этапа можно уверенно говорить, что:
- произошло сокращение числа проектов, превысивших базовый срок реализации на 20% (было 46, стало 38 проектов);
- произошло сокращение числа проектов, превысивших первоначальный бюджет на 30% (было 28, стало19 проектов);
- сократилось время принятия решений по проблемам, эскалируемым на уровень куратора проекта на 50% (в среднем, было 14 дней, стало 7 дней).
Оценка системы управления проектной деятельностью (СУПД) ГКУ УКС РБ асессорами и их предложения по дальнейшему совершенствованию, по сути, запустили следующий этап развития.
Марсель Султанов, заведующий сектором – Офис управления проектами, Госстрой РБ:
«В 2019 году мы провели мониторинг развития системы в учреждении и приняли план мероприятий по дальнейшему развитию. Было разработано и утверждено новое положение по СУПД, утверждено новое положение по управлению рисками, переосмыслены базовые понятия о проектах и портфелях проектов. Госстрой РБ активно подключился к этой работе и взял на себя решение вопросов стратегического уровня управления. Для оценки масштаба деятельности ГКУ УКС РБ приведу динамику роста числа реализуемых проектов:
- 2016 год – 135 объектов проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 2 629,1 млн руб.
- 2017 год – 104 объекта проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 2594,9 млн руб.
- 2018 год – 149 объектов проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 6056,1 млн руб.
- 2019 год – 226 объектов проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 12635,8 млн руб.».
Промежуточные результаты 3-го этапа:
- Создан функционал по работе с решениями Экспертного совета Правительства РБ.
- Создан функционал по управлению рисками проектов.
- В методологию введено понятие – мультипроект и составляющие его монопроекты, скорректирована структура задач монопроектов.
- Подготовлен функционал для работы с подрядчиками и поставщиками проектов в ИСУП.
Павел Лазаренко, руководитель проекта внедрения компании «Адванта Консалинг»:
«У государственных организаций, координирующих подрядчиков в части реализации федеральных и республиканских инвестиционных программ есть две главные задачи – получать актуальную информацию по текущим проектам в реальном времени и стремиться максимально эффективно освоить выделенное финансирование.
В рамках внедрения в Госстрой РБ ADVANTA настраивалась специально под эти задачи, для чего были сформированы необходимые отчеты и загружены пилотные проекты в систему. Дальнейшее освоение и развитие системы осуществлялось силами заказчика при поддержке команды проекта внедрения со стороны «Адванта Консалтинг». В процессе удаленной поддержки был закрыт ряд дополнительных важных вопросов. Я не сомневаюсь в успехе полномасштабного внедрения системы в Госстрой РБ и хочу пожелать достижения поставленных стратегических целей в полном объеме».
На настоящий момент в ИСУП работают:
- Госстрой РБ – 25 сотрудников
- ГКУ УКС РБ – 85 сотрудников
Марсель Султанов, заведующий сектором – Офис управления проектами, Госстрой РБ:
«Участвуя во внедрении ИСУП с самого начала, с уверенностью могу сказать, что система оправдала мои ожидания на 120%. Почему 120%? Потому что многие решения по организации процессов управления пришли к нам уже на стадии фактического использования ИСУП. Помог опыт компании «Адванта Консалтинг», собранный от многочисленных клиентов.
На начальной стадии внедрения для большинства моих коллег ИСУП выполняла функции учета и отчетности. Сегодня же это сложный, многоплановый информационный, коммуникационный портал, позволяющий руководству ставить перед сотрудниками задачи и своевременно получать информацию об их выполнении.
Грядущая информатизация строительной отрасли дает повод уверенно говорить, что мы сделали правильный выбор, а ИСУП станет тем стержнем, вокруг которого мы соберем множество других решений».
