Органы исполнительной власти Самарской области усовершенствовали делопроизводство и документооборот

Работы по внедрению АИС ДД, созданной на базе системы электронного документооборота  CompanyMedia (разработчик – компания «ИнтерТраст»), были начаты в 2003 году в соответствии с утвержденным «Планом реализации приоритетных проектов по информатизации органов исполнительной власти Самарской области на 2003-2005 гг.».

Целью проекта внедрения системы было повышение эффективности деятельности органов исполнительной власти. Среди задач можно выделить обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников, оптимизацию документооборота, необходимость наладить контроль исполнения постановлений и распоряжений Губернатора и правительства Самарской области.

В 2003 году сначала было приобретено базовое программное обеспечение (платформа Lotus Domino/Notes корпорации IBM), а затем система электронного документооборота CompanyMedia и реализованы работы по их адаптации и внедрению.

В течение нескольких лет АИС ДД активно развивалась: подключались новые ее подсистемы, рабочие места. Так, если в 2004 году было автоматизировано 122 рабочих места, то в 2005 – 242, в 2006 – 487, а в 2007 – 538.

Сегодня в системе работает около 600 сотрудников 15 органов исполнительной власти (среди них Аппарат Правительства Самарской области, Главное управление организации торгов Самарской области, Министерство управления финансами Самарской области, Министерство транспорта, связи и автомобильных дорог Самарской области).

В АИС ДД выполняются такие работы, как:
подготовка и согласование документов;
регистрация всех видов документов (входящей и исходящей корреспонденции, внутренних, организационно-распорядительных, федеральных документов);
создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них, отчетов об их исполнении.

С помощью системы также осуществляется контроль исполнения документов и поручений по ним.

В частности, налажено оперативное автоматическое напоминание пользователям об организационно-распорядительных документах с приближающимся сроком исполнения. Контроль ведется для Постановлений/Распоряжений Губернатора, Постановлений/Распоряжений Правительства, Распоряжений аппарата Правительства, поручений по протоколу заседаний Правительства, поручений по протоколу совещаний при председателе Правительства.

Что касается организации посредством АИС ДД внутренней переписки, то система предусматривает возможность создания проектов писем (служебных записок), создания проектов распоряжений, постановлений, согласования, подписания, регистрации (в подразделении, инициировавшем документ),  доставки до адресата отслеживания маршрута и исполнения документа.

Показательны количественные характеристики эксплуатации системы, демонстрирующие активное ее использование. Так, в 2007 году в базах данных АИС ДД содержалось 148 345 карточек входящих документов (2 098 МБ), 19 535 карточек исходящих документов (267 МБ), 90 589 карточек внутренних документов (2 038 МБ), 7 724 карточки организационно-распорядительных документов (397 МБ).

На начало мая 2008 года объёмные характеристики хранимой информации уже превысили 50% от уровня предыдущего года.

Внедрение АИС ДД способствовало повышению эффективности деятельности органов исполнительной власти за счет:
оптимизации документооборота и делопроизводства;
обеспечения оперативного взаимодействия органов власти друг с другом путем создания единого для них контура документооборота на базе одной информационной системы;
обеспечения прозрачности схем движения документов и возможности отследить, у кого и на какой стадии обработки находится тот или иной документ;
реализации единой своего рода базы знаний и информационно-справочной системы, хранящей все документы, с которыми приходится работать госслужащими, и простого доступа к ней;
налаженного автоматического контроля исполнения постановлений и распоряжений органов исполнительной власти;
устранения необходимости выполнения госслужащими многих рутинных операций при работе с документами.

Автоматизация документооборота и делопроизводства с помощью АИС ДД позволила создать условия и возможности для совершенствования организационной структуры и управленческих процессов в подразделениях Правительства Самарской области в рамках проводимой административной реформы, обеспечить решение текущих и перспективных задач информатизации органов исполнительной власти Самарской области в рамках формирования Электронного правительства.