МВЦ «Казань Экспо» – один из крупнейших выставочных комплексов в России, который входит в состав Международной ассоциации конгресс-центров. Ежегодно здесь проводятся сотни мероприятий различного уровня.
Перед «Казань-Экспо» стояла первостепенная задача – автоматизировать ключевые направления документооборота, включая процессы делопроизводства, договорной и проектной деятельности.
При выборе системы руководство выставочного центра обращало внимание на возможность адаптации и развития решения. Directum RX полностью соответствовала этим требованиям. Компания «МайТэк», генеральный партнер Directum, стала главным исполнителем работ по проекту.
Проект внедрения Directum RX охватывает несколько направлений:
- Входящие документы: регистрация поступающих писем, рассмотрение руководителями, вынесение резолюций и выдача поручений с последующим контролем исполнения.
- Исходящие письма: подготовка документов на основе шаблонов, согласование, подписание электронной подписью, регистрация, отправка контрагентам.
- Организационно-распорядительная документация: создание приказов и распоряжений, отправка на ознакомление всем сотрудникам в электронном виде, работа со служебными записками.
- Договоры: создание, согласование, подписание, регистрация и отправка контрагентам, контроль возврата документов и формирование электронного архива.
- Совещания: подготовка повестки встречи, оформление протокола в электронном виде, быстрая выдача поручений по принятым решениям и контроль их исполнения.
- Проекты: планирование этапов и инициирование работ, взаимодействие команды проекта и организация архива проектных документов.
Внедрение Directum RX способствует ускорению документооборота выставочного центра, быстрому согласованию, долговременному и целостному хранению электронных документов с гарантией конфиденциальности информации. В планах «Казань Экспо» – сформировать единое информационное пространство, которое повысит эффективность и создаст условия для совершенствования всех рабочих процессов.
