В ведении ООО "Фининвест Сервис" находится несколько разнородных и территориально распределенных предприятий. При этом часть руководства компании располагается в Москве.
Ранее подобная территориально распределенная деятельность сопровождалась рядом проблем, которые не был способен решить бумажный документооборот. В частности, постоянное копирование документов обуславливало избыточный объем их копий. Часть документации терялась при перемещении между предприятиями.
Оценив сложившуюся ситуацию и проанализировав ряд систем электронного документооборота, руководство компании "Фининвест Сервис" приняло решение о внедрении системы DIRECTUM. Выбор "Фининвест Сервис" был обусловлен следующими преимуществами DIRECTUM:
широкие функциональные возможности; в том числе, предусмотренное в системе управление не только внутренними (приказы, служебные записки, инструкции), но и внешними (договоры) документами;
механизм управления рабочими процессами, при котором каждый участник процесса постоянно осведомлен о ходе работ;
интерфейс DIRECTUM, понятный и доступный стандартному пользователю ПК.
По словам Бориса Александровича Николаева, начальника АСУП "Фининвест Сервис", "доступный интерфейс также обеспечит снижение временных затрат на внедрение, поскольку сотрудникам будет легче осваивать систему".
В настоящее время специалисты компании самостоятельно внедряют модули "Канцелярия", "Управление деловыми процессами", "Управление электронными документами" и "Управление договорами". На данном этапе система используется руководством, работниками канцелярии и инженерно-технических работниками. Сотрудники компании активно осваивают механизм маршрутизации документов.
Результатом внедрения системы DIRECTUM специалисты компании "Фининвест Сервис" видят упорядочение работы с документами, повышение качества координации деятельности предприятия, сохранение и усовершенствование принятого в компании механизма планирования работ.