Directum внедряется в "Галогене"

Реализация этих задач в компании «Галоген» была возложена на систему Directum. Работы по внедрению – предпроектное исследование предприятия и обучение ведущих пользователей – начались в июне. К этому времени уже была завершена первоначальная настройка системы администраторами «Галоген», регистрация входящей и исходящей корреспонденции в канцелярии велась в системе Directum. Таким образом, к началу опытной эксплуатации на предприятии уже были уверенные пользователи. В ходе опытной эксплуатации, которая началась в августе, преимущества работы в едином информационном пространстве системы Directum первыми оценили удаленные подразделения - цеха и производства, находящиеся далеко друг от друга на территории предприятия. Для них полностью отпала необходимость физического передвижения по подразделениям предприятия для согласования документов. Все рецензенты получили возможность работать с одним и тем же документом одновременно на своих рабочих местах, поэтому время на согласование заметно сократилось. Удаленные цеха выступили так же инициаторами перевода служебных записок в систему Directum. Теперь определение видов служебных записок и перевод их в Directum – одна из приоритетных задач на дальнейшее развитие системы. В ходе опытной эксплуатации зарегистрировано общее снижение объема бумажного документооборота, в основном, в части оформления приказов, распоряжений, а так же их рассылки по подразделениям. За счет использования шаблонов в системе сократились временные затраты при создании документа. Результаты опытной эксплуатации создали удобный плацдарм для дальнейшего сокращения времени работы с документами. Важным аспектом реализации проекта стало не только уменьшение количества расходуемых бумажных носителей, но и исключение потерь документов как ОРД, так и договорных, а также установление контроля за исполнением и ускорение процесса согласования документов. Система Directum вошла в работу высшего руководства «Галоген». Для генерального директора и его заместителей система стала значительным подспорьем в работе. Руководство без задержек получает входящие документы на резолюцию в электронном виде, назначает исполнителей и создает подзадачи, контролирует их выполнение и заверяет окончательные варианты документов с помощью ЭЦП. На сегодняшний день автоматизации в системе Directum работают все подразделения «Галоген». В дальнейшем будут охвачены новые бизнес-процессы - служебные записки, перенос документов СМК в систему Directum. Планируется запуск модуля «Управление совещаниями», который позволит руководству ОАО «Галоген» быстро и эффективно организовывать совещания, регистрировать решения и упростить контроль их исполнения. В ходе дальнейшего развития Directum в «Галоген» система охватит отдельные участки подразделений, не затронутые в ходе основных работ.