Поволжский филиал ОАО «МегаФон», один из восьми филиалов общероссийского оператора, принял в эксплуатацию автоматизированную систему управления архивом бумажных документов на базе модулей платформы Open Text eDocs Records Management.
Система предназначена для автоматизации процессов деятельности архива в области учета и работы с документами, сдаваемыми для хранения в архив различными подразделениями Поволжского филиала ОАО «МегаФон». Бизнес-процессы деятельности архива филиала охватывают все подразделения, являющиеся источниками комплектования архива, а также подразделения, отвечающие за хранение и повторное использование документации.
Решение позволяет формировать более 10 печатных форм документов, в том числе, сводную номенклатуру дел компании или одного структурного подразделения, опись дел, наклейки на тома и контейнеры, акты о выдаче или уничтожении документов и другие. Реализовано автоматическое создание имени дела и его тома, автоматизированы процессы логистики документов для внешнего хранения.
Как отметила Елена Алексеева, и.о. начальника отдела управления делами Поволжского филиала ОАО «МегаФон», «система позволила оптимизировать процесс контроля документов как при перемещении внутри филиала, так и после попадания в архив на внутреннее или внешнее хранение.
Работа сотрудников архива теперь полностью автоматизирована, и мы в любой момент можем узнать статус по тому или иному документу в архиве. Это позволяет компании экономить на операционных расходах, а также избегать рисков, связанных с непредставлением в срок необходимых документов».
Система электронного документооборота в компании «МегаФон» развивается последовательно, прогнозируемо и управляемо; специалистами Центра Компетенции КСЭДО и компании TerraLink был разработан стандартизированный процесс реализации проектов в рамках разработки КСЭДО, регулирующий все этапы проекта от старта до внедрения системы в регионах. Поволжский филиал стал третьим в компании «МегаФон», где была установлена система.
