Компания «Рома-Продукт» ведет свою деятельность с 1996 года и является одним из крупнейших дистрибьюторов, осуществляющих поставку продуктов питания на оптовый и розничный рынок Удмуртской Республики. Договорной портфель компании содержит эксклюзивные контракты с ведущими производителями. Клиентская база насчитывает около 1500 покупателей. Ассортимент предлагаемых товаров включает более 1200 наименований. Товары размещены на шести складах общей площадью 2000 кв.м.
Длительное время в «Рома-продукт» успешно использовалась оригинальная конфигурация, разработанная на платформе «1С:Предприятие 7.7». Однако в связи с ростом бизнеса возникла потребность перехода на более современную систему. Новое решение должно было помочь оптимизировать товарные запасов, упорядочить работу с торговыми представителями и их клиентской базой. С увеличением документооборота компании усложнилось ведение бухгалтерского учета и подготовка регламентированной отчетности. Новая система должна была быть надежно интегрирована с бухгалтерскими программами.
После анализа существующих решений была выбрана конфигурация «1С:Управление торговлей 8», типовые возможности которой позволяют в едином пространстве автоматизировать все ключевые процессы торгового предприятия от закупки и реализации товара до формирования сводной аналитической отчетности для руководства.
Поставщиком программного решения и партнером по внедрению стала компания «Баланс-сервис», имеющая солидный стаж работы на рынке экономических систем. Большая часть коллектива 1С:Франчайзи - это сертифицированные специалисты со значительным опытом реализации проектов автоматизации на базе «1С:Предприятия 8», успешность которых подтверждена положительными отзывами клиентов.
Перед запуском системы было проведено обучение сотрудников «Рома-продукт» работе с новым программным решением. В ходе него были собраны замечания и пожелания, реализация которых повысила эффективность последующей работы. Например, была обеспечена возможность пакетной подготовки документов по сделке: после ввода заказа покупателя автоматически формируются и выводятся на печать документы реализации, счет-фактура, документы на погрузку. Кроме того, при формировании заказа пользователь видит, присутствует ли товар на складе в необходимом количестве. Автоматизирован контроль неоплаченных счетов при предоставлении рассрочки покупателям.
Для удобства работы с клиентами были подготовлены специализированные печатные формы документов по учету сертификатов на продукцию, реализован учет товара в штуках и упаковках. При выписке документов на погрузку автоматически определяется вес партии. С рядом покупателей по согласованным форматам организован обмен электронными накладными и прайс-листом. Для взаимодействия с поставщиками были разработаны специализированные дистрибьюторские отчеты.
В ходе проекта также был осуществлен перенос данных по торговой деятельности и взаиморасчетам с контрагентами с начала календарного года. Это дало возможность вести анализ работы предприятия за весь год, а также формировать полную бухгалтерскую и налоговую отчетность.
Сейчас в «Рома-продукт» автоматизировано 22 рабочих места. К работе в системе приступили сотрудники бухгалтерии, отдела продаж, коммерческий директор, управляющий компанией.
В ходе внедрения на предприятии «1С:Управления торговлей» произошла смена принципов работы с дебиторской задолженностью. Новое решение позволило автоматизировать данную задачу в полном объеме:
при выписке документов реализации автоматически контролируются сумма и срок товарного кредита в зависимости от договорных условий;
заблокирована возможность отгрузки с нарушением условий договора;
объем задолженности определяется не только по клиентам, но и по торговым представителям и направлениям деятельности.
Внедренное решение автоматизировало учет и контроль предоставляемых скидок, как индивидуальных для клиента или торгового представителя, так и объемных. Отслеживается рентабельность каждой сделки, запрещена отгрузка товара по цене ниже установленной.
Ввод документов по поставщикам услуг и по подотчетным лицам в новую систему дал возможность полного контроля движения денежных средств. Решение позволило вести учет и классифицировать затраты, что повысило качество управленческой отчетности. Бухгалтерия «Рома-Продукт» автоматически формирует книги покупок и продаж, а также книгу доходов и расходов в «1С:Управлении торговлей 8».
«1С:Предприятие 8» позволило проводить значительно более глубокий и оперативный анализ деятельности дистрибьютора, контролировать бизнес-процессы на любой стадии.
Управляющий ООО «Рома-продукт» Шатаев Вячеслав Анатольевич: «После сравнения возможных решений выбор был остановлен на программе «1С:Управление торговлей». Она максимально соответствовала поставленным требованиям к новой автоматизированной системе. Внедрение системы позволило построить единое информационное пространство на предприятии, начиная от закупки и реализации товаров, и заканчивая сводной аналитической отчетностью для руководства предприятия, а также позволило улучшить различные процессы. Например, улучшился контроль дебиторской задолженности, возросла скорость формирования регламентированной отчетности, оптимизирован контроль предоставления скидок, благодаря пакетной подготовке документов увеличилась скорость обслуживания клиентов».